売掛金の残高を取引先に確認してもらう手続き

自社の帳簿だけでは、確かめられないこと

売掛金の残高は、自社の帳簿に記録されています。しかしその金額を、取引先も同じように認識しているとは限りません。

この差は、相手に確認しない限り分かりません。そして、分からないまま時間が経つほど、解決が難しくなります。

残高確認とは何か

「◯月◯日時点で、貴社に対する当社の売掛金は◯◯円です。相違がなければご確認ください」という書面を送り、相手に確認してもらう手続きです。

3つの効果

多くの会社が①だけを意識していますが、実務上もっとも見落とされているのが②です。次の章以降で扱います。

①残高が正確になる

とくに、金額が大きい取引や、担当者が交代した後の取引では確認する価値があります。

②時効が更新される

ここが、この記事でもっとも重要な点です。債権には時効があり、一定の期間が経つと消滅します。

つまり、回収が長引いている債権について、残高確認書を取っておけば、時効の心配をせずに交渉を続けられます。

具体的な効果は事案によります。時効が迫っている債権があるなら、弁護士に相談してください。ただし、日頃から残高確認を行っていれば、そもそもこの問題が起きにくくなります。

債権の時効は何年か

2020年4月施行の改正民法で、時効の制度が整理されました。

いずれか早いほうで時効が完成します。通常の売掛金では、支払期日が来れば行使できることを知っているので、実質的には5年と考えることになります。

5年は、思うより早く来ます。回収を諦めかけて放置していた債権が、気づけば時効という事態が起こります。

③資金調達で信頼される

3者間の債権譲渡で条件が良くなるのも、同じ理由です。取引先が承諾することで、債権の存在が確認できるためです。この点は 対抗要件とは の記事で扱っています。

2つのやり方｜積極的確認と消極的確認

消極的確認は手間がかかりませんが、「返信がない＝一致している」とは限りません。単に見ていないだけかもしれません。

実務では、金額の大きい取引先には積極的確認、それ以外は消極的確認という使い分けが現実的です。

いつ送るか

基本は決算期末に年1回です。相手も決算のために残高を確認するので、応じてもらいやすい時期でもあります。

書面に書くこと

6番目も忘れずに。相違がある場合に、相手の認識する金額を書いてもらう欄を設けておくと、差の原因を特定しやすくなります。

返ってこないときの読み方

与信管理の進め方は 与信管理を最小の手間で回す の記事で扱っています。

取引先から送られてきたとき

逆の立場もあります。仕入先から「買掛金の残高を確認してください」という書面が届く場面です。

とくに注意すべきは、すでに支払った分が含まれていないかです。相手の消込が漏れていれば、二重に請求されている状態になります。そのまま認めると、後で争いになります。

返送する前に、自社の買掛金の明細と1件ずつ突き合わせてください。合っていれば署名して返す。合っていなければ、自社の認識する金額を書いて返す。それだけです。

数字が合わないときの手順

7番を飛ばさないでください。同じ原因の差異が毎年出るなら、運用を変えなければ解決しません。

数字で見る｜差異の典型

自社が1,000万円、相手が940万円と認識している場合の内訳を分解します。

この4つが、差異の典型です。1番目は自社の処理漏れ、4番目は期ずれなので実質的な問題ではありません。問題は2番目と3番目で、運用を変えないと毎回出ます。

電子帳簿保存法との関係

残高確認書をやり取りする形は、紙だけではなくなっています。メールやシステムで送受信する場合、電子取引の保存の問題が出てきます。

実務としては、どちらの形で運用するかを決めて、保存の方法をそろえておくことです。紙とメールが混在すると、後で探すときに手間がかかります。

また、時効の更新や資金調達の資料として使うことを考えると、いずれの形でも「いつ、誰が、何を確認したか」が分かる状態で残す必要があります。メールなら送受信の記録ごと保存してください。

送る相手を絞る

全取引先に送るのは現実的ではありません。効果の大きいところに絞ってください。

上位数社だけでも、売掛金の大部分がカバーできます。まずそこから始めてください。

手間を減らす工夫

債権の管理全般は 債権年齢表テンプレート の記事で扱っています。年齢表を作っていれば、送る相手の選定もそこからできます。

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よくある質問